Politique de respect de la vie privée – Avis de Confidentialité – Clients et Tiers

Date d’entrée en vigueur : Juillet 2018

Contenu

  1. Qui sommes-nous ?
  2. Qui cet avis de confidentialité concerne-t-il ?
  3. Quelles informations sont couvertes ?
  4. Les informations que nous collectons et comment nous les utilisons
  5. Transferts internationaux
  6. Divulgation des données
  7. Prestataires de services
  8. Garder vos informations à jour
  9. Conservation des données
  10. Vos droits

1. Qui sommes-nous ?

Sequana (« SEQUANA ») est une Société Anonyme française au capital de 65 183 351d’euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 383 491 446, et ayant son siège social au 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (France).

Les coordonnées des sociétés du groupe SEQUANA dans le monde sont disponibles sur notre site Web : www.sequana.com.

SEQUANA s’engage à collecter, conserver et utiliser de manière responsable les informations personnelles relatives à nos clients et à nos contacts commerciaux. Les dispositions des lois sur la protection des données dans l’Union Européenne et partout ailleurs imposent des conditions strictes à SEQUANA.

À travers son Code de conduite, SEQUANA a fait, pour elle-même et pour son Groupe, une déclaration par laquelle le Groupe reconnaît le droit fondamental et inaliénable, pour chaque individu, à la protection de sa vie privée et de ses données personnelles. Le Groupe reconnaît également son obligation à mettre en œuvre les procédures nécessaires pour que la collecte et le traitement des données personnelles – qu’il effectue dans le cadre de ses activités – soient réalisés conformément à la loi applicable et dans le respect des personnes, de la sécurité et de la confidentialité de leurs informations. Pour plus d’informations, consultez notre site Web : www.sequana.com.

Le Groupe SEQUANA travaille à la mise à jour de ses processus conformément au Règlement sur la protection des données personnelles de l’Union européenne (2016/679), en mettant en place un programme interne de protection des données afin de promouvoir une norme homogène au sein du Groupe SEQUANA concernant la collecte, l’utilisation et la gestion des informations personnelles.

Le(s) responsable(s) du traitement de vos informations personnelles sera(ont) la ou les sociétés du Groupe SEQUANA avec lesquelles vous êtes en relation et/ou SEQUANA, qui sera ci-dessous dénommée « SEQUANA ».

Cet avis de confidentialité explique comment nous sommes amenés à collecter, utiliser et divulguer des informations sur nos clients, nos fournisseurs, nos actionnaires et d’autres contacts commerciaux ou professionnels, et décrit les droits dont vous pouvez disposer sur vos propres informations personnelles. Veuillez le lire attentivement.

2. Qui cet avis de confidentialité concerne-t-il ?

Clients

Cet avis concerne les contacts client individuels avec lesquels nous traitons, y compris les clients potentiels. Il s’applique aux informations personnelles collectées dans le cadre de notre processus d’intégration de nouveaux clients et de résiliation de contrats, ainsi qu’aux informations recueillies tout au long de notre relation avec nos clients.

Il s’applique également aux informations personnelles des employés travaillant dans des entités clientes, que nous pouvons recevoir dans le cadre de la fourniture de produits et de services. Dans ces circonstances, notre contact client principal est chargé de s’assurer que toutes les personnes concernées sont informées que leurs données personnelles nous seront fournies, et des fins pour lesquelles nous utiliserons ces informations, par exemple en leur montrant une copie de cet avis.

Actionnaires

La description ci-dessus s’applique de la même manière à nos actionnaires.

Fournisseurs

La description ci-dessus s’applique de la même manière à nos fournisseurs.

Contacts commerciaux

En outre, cet avis couvre les informations personnelles des personnes qui ne sont ni des clients ni des actionnaires existants ou anciens, mais qui entrent en contact avec SEQUANA en s’abonnant pour recevoir des communications telles que des alertes e-mail et des publications, ou qui assistent à des événements organisés par SEQUANA (seules ou avec des organisations partenaires).

Autres contacts

Cet avis couvre également les informations personnelles des personnes avec lesquelles SEQUANA a conclu un accord commercial ou établi un contact dans le cadre de ses activités, par exemple des agents, d’autres parties prenantes et des parties adverses.

3. Quelles informations sont couvertes ?

Dans cet avis de confidentialité, le terme « informations personnelles » désigne toute information (électronique ou écrite) relative à un individu pouvant être identifié directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou un ou plusieurs facteur(s) spécifique(s) à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cet individu.

Il inclut également des catégories particulières d’informations personnelles (« données de catégorie spéciale ») à partir desquelles il est possible de déterminer ou de déduire l’origine ethnique ou raciale d’un individu, ses opinions politiques, ses croyances religieuses ou autres croyances de même nature, son appartenance à un syndicat, son état de santé physique ou psychique (y compris les données biométriques et génétiques), sa vie ou son orientation sexuelle, ou encore son statut judiciaire (y compris les informations concernant une infraction pénale ou une infraction pénale présumée, et toute peine ou sanction imposée).

SEQUANA ne collectera des données de catégorie spéciale que si cela est nécessaire pour l’une des fins décrites ci-dessous. Pour savoir quand et pourquoi nous pourrions être amenés à collecter ces données, consultez la section 4 « Les informations que nous collectons et comment nous les utilisons » ci-dessous.

4. Les informations que nous collectons et comment nous les utilisons

SEQUANA peut utiliser vos informations personnelles à des fins diverses, comme indiqué dans les sections suivantes.

SEQUANA s’engage à collecter et à utiliser uniquement les informations personnelles nécessaires pour fournir des produits et des services à nos clients, établir et/ou entretenir des relations avec nos contacts commerciaux, et tenir les personnes informées des produits, services et événements que nous estimons susceptibles de les intéresser et/ou pour lesquels elles ont déjà confirmé leur intérêt auprès d’SEQUANA. Pour plus d’informations sur les fins auxquelles nous collectons des informations, les informations que nous sommes amenés à collecter, la source de ces informations et les textes juridiques utilisés par SEQUANA, envoyez une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : contact@sequana.com.

Dans certains cas, il vous sera demandé de fournir des informations personnelles à SEQUANA pour nous permettre de vous fournir (ou à votre employeur) des produits et des services, de vous contacter ou de respecter les obligations légales d’SEQUANA.

Contrôles relatifs à l’identité, aux conflits d’intérêt, à la lutte contre le blanchiment d’argent et autres vérifications

 SEQUANA recueille diverses informations sur ses clients et ses contacts dans le cadre de notre processus d’intégration de nouveaux contacts. On appelle cela la « diligence raisonnable », ou « connaître son client » ou « connaître son fournisseur ». Ces contrôles peuvent inclure tout ou partie des éléments suivants :

  • Contrôle d’identité : preuve du nom et de l’adresse
  • Propriété effective en dernière analyse de sociétés et d’autres entités juridiques
  • Contrôles de conflit d’intérêt
  • Contrôles relatifs à la lutte contre le blanchiment d’argent, au produit du crime et au financement du terrorisme
  • Contrôles des personnes politiquement exposées : personnes ayant des postes importants dans le gouvernement, la justice, les tribunaux, les banques centrales, les ambassades, les forces armées et les entreprises publiques, y compris les membres de leur famille et leurs proches collaborateurs
  • Contrôles relatifs à la liste des sanctions gouvernementales
  • Liste des initiés

Ces contrôles sont effectués pour des raisons juridiques, réglementaires ou commerciales et pourront être répétés tout au long de la durée de notre contrat. Il est important que vous nous fournissiez tous les renseignements et documents nécessaires. Autrement, cela pourrait nuire à notre capacité à vous fournir des produits et des services.

Nous pouvons être amenés à utiliser des sources tierces pour obtenir certaines de ces informations. Pour plus de détails, envoyez une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : contact@sequana.com

Fourniture de produits et de services

 SEQUANA peut collecter ou générer des informations supplémentaires à votre sujet au cours de notre contrat, dans le but de fournir des produits et des services.

Nous pouvons également utiliser vos informations personnelles :

  • Pour gérer notre relation et entretenir des relations contractuelles
  • À des fins comptables et fiscales
  • À des fins de marketing et de développement commercial
  • Pour respecter les obligations réglementaires d’SEQUANA
  • Pour établir, exercer ou défendre des droits légaux
  • À des fins de prévention et de détection d’activités criminelles
  • À des fins historiques et statistiques

Autres interactions commerciales

Dans le cadre de vos activités commerciales ou de vos autres transactions commerciales avec SEQUANA, nous pouvons être amenés à collecter ou à générer des informations à votre sujet. Nous pouvons utiliser ces informations personnelles pour gérer notre relation et entretenir des relations contractuelles, à des fins comptables et fiscales, et pour respecter nos obligations réglementaires.

Nous pouvons également partager vos données personnelles avec des tiers si nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, auquel cas nous pourrons avoir besoin de divulguer des données personnelles au vendeur ou à l’acheteur potentiel de l’entreprise ou des actifs en question, ainsi qu’à leurs conseillers professionnels. Si la société ou la quasi-totalité de ses actifs sont acquises par un tiers ou une société de notre Groupe, les données personnelles que nous détenons par le biais du vendeur seront incluses dans les actifs transférés.

Informations recueillies dans nos locaux

Si vous visitez nos locaux, votre image peut être capturée sur les systèmes de vidéo-surveillance exploités par SEQUANA ou l’entité qui gère nos locaux. Les systèmes de contrôle d’accès aux bâtiments peuvent également enregistrer l’emplacement, l’heure et la date de votre entrée et de votre sortie dans nos bureaux.

Communications

Lorsque cela est autorisé par la loi applicable, SEQUANA peut enregistrer et/ou surveiller les appels téléphoniques émis et reçus, ainsi que les communications électroniques envoyées ou reçues par le biais des réseaux d’SEQUANA, afin de protéger nos activités et de vérifier la conformité à nos politiques et aux exigences légales applicables. Tout enregistrement et/ou toute surveillance de ce type sera effectué(e) à des fins commerciales légales et conformément aux lois et réglementations applicables. Cela peut inclure :

  • Enregistrer des faits (y compris la retranscription de messages vocaux en texte)
  • Établir la conformité aux politiques et procédures d’SEQUANA
  • Respecter les lois et réglementations applicables
  • Prévenir et détecter les activités criminelles
  • Surveiller l’utilisation et le fonctionnement des réseaux et systèmes d’SEQUANA

Afin de communiquer efficacement, la correspondance et les documents peuvent être envoyés par e-mail non crypté. Sachez que cette méthode de communication n’est pas entièrement sécurisée, et qu’il n’existe pas de normes de service régissant la diffusion des e-mails. Si vous préférez que nous n’utilisions pas d’e-mails non cryptés, parlez-en à votre contact SEQUANA.

Marketing et développement commercial

SEQUANA collecte des informations à des fins de marketing et de développement commercial, et dans le cadre de la gestion globale de ses relations client. Nous pouvons utiliser certaines informations personnelles à des fins de divertissement auprès des clients, y compris pour enregistrer vos intérêts et préférences.

Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des informations par e-mail ou courrier postal (ou en utilisant les réseaux sociaux) sur nos produits et services, l’actualité de notre secteur, nos brochures, nos communiqués de presse, ou encore des invitations à des séminaires et des conférences. Vous pouvez sélectionner les domaines et les sujets qui vous intéressent lorsque vous vous inscrivez sur notre site Web. Vous pouvez mettre à jour vos préférences ou vous désabonner à tout moment. Pour plus d’informations sur l’exercice de vos droits, consultez la section 10 « Vos droits » ci-dessous.

Événements

Si vous participez à un événement organisé par ou en association avec SEQUANA, nous collecterons vos coordonnées lors de votre inscription à l’événement. Les autres informations que nous collecterons peuvent inclure vos exigences alimentaires et des détails sur vos éventuels problèmes de santé ou le(s) handicap(s) dont vous souffrez et qui pourraient avoir une incidence sur votre présence ou votre participation à l’événement. Lorsqu’un événement est organisé en association avec une organisation partenaire ou organisé sur un site externe, nous pouvons être amenés à partager vos informations personnelles avec le partenaire, l’organisateur de l’événement ou le site d’accueil de l’événement. Seules les informations strictement nécessaires seront partagées, afin de permettre l’organisation de l’événement. Si l’événement est organisé en association avec une organisation partenaire, cette dernière assumera la responsabilité de vous informer de toute opération marketing qu’elle souhaite entreprendre et devra obtenir votre consentement, le cas échéant.

Cookies

 Si vous utilisez nos sites Web, sachez qu’ils utilisent des cookies et d’autres outils d’analyse du trafic Web (par exemple, Pixel Tracking, Google Analytics). Cliquez sur le lien politique d’utilisation des cookies pour obtenir plus d’informations sur l’utilisation que nous faisons de ces outils, ou envoyez une demande à l’adresse : contact@sequana.com 

5. Transferts internationaux

SEQUANA est un groupe international qui opère à l’échelle mondiale. Comme la plupart des entreprises internationales, SEQUANA a centralisé certains aspects de la gestion de ses clients et de ses dossiers dans l’Union Européenne. De plus, lorsque les projets couvrent plusieurs juridictions, tous les membres d’SEQUANA qui travaillent sur ces projets doivent pouvoir accéder aux informations disponibles. Par conséquent, vos informations personnelles peuvent être transférées hors du pays d’origine (y compris en dehors de l’Espace Économique Européen) et peuvent être consultées par le biais d’SEQUANA à l’échelle mondiale.

SEQUANA prendra toutes les mesures de sécurité et précautions juridiques nécessaires pour assurer la sécurité et l’intégrité des informations personnelles transférées au sein d’SEQUANA afin de garantir, au sein d’Sequana, des transferts internationaux d’informations personnelles provenant de l’EEE conformes aux lois européennes applicables en matière de protection de la vie privée, par l’utilisation des mêmes normes de protection des informations personnelles. Vos informations personnelles bénéficieront donc du même niveau de protection quelle que soit leur localisation au sein d’SEQUANA.

Vos informations personnelles seront également consultées par les prestataires de services d’SEQUANA qui peuvent être basés dans d’autres juridictions. Pour plus d’informations, consultez la section 7 « Prestataires de services » ci-dessous.

6. Divulgation des données

SEQUANA peut divulguer vos informations personnelles (i) lorsque cela est nécessaire aux fins énoncées, y compris au sein d’SEQUANA ; (ii) si cela est requis par la loi applicable ; (iii) dans le cadre d’une réorganisation ou d’une fusion de notre société avec une autre société ; (iv) si nous pensons qu’une telle divulgation est nécessaire pour appliquer des conditions contractuelles ou d’autres accords, ou pour protéger et défendre les droits, la propriété ou la sécurité d’SEQUANA ; (v) pour se conformer à une procédure judiciaire, à une ordonnance du tribunal ou à toute autre obligation légale, ou à une enquête réglementaire ou gouvernementale ; ou (vi) avec votre consentement.

Nous attirons particulièrement votre attention sur le fait que dans certaines juridictions, SEQUANA a l’obligation légale de signaler toute transaction et autre activité suspecte aux autorités réglementaires compétentes au titre de la lutte contre le blanchiment d’argent, du financement du terrorisme, du délit d’initiés ou tout domaine juridique connexe. SEQUANA peut également signaler toute activité criminelle présumée à la police et à d’autres instances chargées de l’application des lois. Il se peut que nous ne soyons pas autorisés à vous informer à ce sujet, ou à vous en informer avant la divulgation de vos informations.

Les tiers susceptibles de recevoir des informations personnelles relatives à nos clients, à nos contacts commerciaux ou à nos contacts professionnels peuvent inclure :

  • Autorités fiscales et douanières
  • Organismes de réglementation et autres organismes professionnels
  • Autorités boursières et de cotation
  • Registres publics des dirigeants d’entreprise et des participations
  • Prestataires de services de contrôle d’identité
  • Agences d’évaluation du crédit
  • Tribunaux, police, instances chargées de l’application des lois
  • Ministères et organismes gouvernementaux
  • Auditeurs et conseillers professionnels (y compris les assureurs et les conseillers en responsabilité civile professionnelle)

SEQUANA déploiera tous les efforts raisonnables pour divulguer le minimum d’informations personnelles dans chaque situation.

7. Prestataires de services

Les tiers fournissant des services à SEQUANA sont appelés « sous-traitants ». SEQUANA mettra en place des contrats avec des sous-traitants répondant aux exigences des lois sur la protection de la vie privée. Les sous-traitants seront tenus d’utiliser des mesures de sécurité appropriées pour protéger les informations personnelles dont ils disposent, et ne pourront pas utiliser ces informations personnelles autrement que selon les instructions d’SEQUANA.

Les sous-traitants qui traitent des informations personnelles pour le compte d’SEQUANA peuvent être basés en Europe ou dans d’autres pays du monde. SEQUANA veillera à ce que ses sous-traitants respectent toutes les exigences légales applicables au transfert d’informations personnelles en dehors de la juridiction dans laquelle elles ont été initialement collectées. Pour les données collectées dans l’Espace Économique Européen ou concernant des personnes vivant dans l’EEE, SEQUANA demandera aux sous-traitants d’exécuter les clauses contractuelles standard relatives au transfert d’informations personnelles vers des pays tiers, conformément aux lois européennes applicables en matière de protection de la vie privée.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur les sous-traitants avec lesquels nous travaillons, contactez le Responsable international de la protection des données, en envoyant une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : contact@sequana.com

8. Garder vos informations à jour

SEQUANA met tout en œuvre pour garantir l’exactitude et l’exhaustivité des informations personnelles détenues par SEQUANA. Pour nous aider à nous assurer que nous disposons des informations les plus récentes à votre sujet, il est important que vous nous informiez de toute mise à jour de vos coordonnées ou de toute autre information personnelle. Veuillez contacter la personne avec laquelle vous traitez habituellement chez SEQUANA. Vous pouvez également contacter le Responsable international de la protection des données d’Sequana en envoyant une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : contact@sequana.com

9. Conservation des données

SEQUANA conservera vos informations personnelles uniquement le temps nécessaire aux fins décrites dans la section 4 ci-dessus : « Les informations que nous collectons et comment nous les utilisons ». À noter : les périodes de conservation peuvent varier selon les juridictions. Les données personnelles sont généralement conservées pendant une période minimale de 2 ans et peuvent être conservées pendant une période supplémentaire définie par le délai de prescription applicable.

Il se peut que nous devions conserver des informations pendant de longues périodes afin d’établir, d’exercer ou de défendre nos droits légaux, ainsi qu’à des fins d’archivage et d’historique. Lorsque cela est possible et réalisable, les informations personnelles seront rendues anonymes grâce à la suppression, à la substitution ou au verrouillage des détails permettant l’identification des personnes.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur notre politique de conservation des données, contactez le Responsable international de la protection des données en envoyant une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : contact@sequana.com.

10. Vos droits

Vous avez les droits suivants concernant vos informations personnelles :

  • accéder aux informations personnelles détenues par SEQUANA à votre sujet ;
  • demander que vos informations personnelles soient corrigées, par exemple si elles sont incomplètes ou incorrectes ;
  • vous désabonner à tout moment pour ne plus recevoir de communications marketing ;
  • dans certaines circonstances et sous réserve de la loi applicable : restreindre ou vous opposer au traitement de vos informations personnelles, ou demander que vos informations personnelles soient effacées ;
  • dans certaines circonstances et sous réserve de la loi applicable : recevoir une copie des informations personnelles que vous avez fournies à SEQUANA, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine (notion de « portabilité des données ») ;
  • lorsque vous avez fourni volontairement des informations personnelles ou que vous avez par ailleurs consenti à leur utilisation : retirer votre consentement ;
  • porter plainte auprès d’une autorité de protection des données (voir ci-dessous).

Si vous souhaitez exercer vos droits, contactez le Responsable international de la protection des données d’SEQUANA en envoyant une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : contact@sequana.com.

E-mailing et communication électronique à des fins de marketing direct

 Lorsque vous créez un compte ou vous inscrivez pour la première fois auprès de nous, SEQUANA vous demandera si vous souhaitez recevoir des informations marketing/commerciales de la part d’SEQUANA. Pour recevoir des informations de la part d’SEQUANA, vous devez cocher la case « J’accepte de recevoir des informations marketing/commerciales ou des offres de la part ou pour le compte du Groupe SEQUANA par tout moyen de communication électronique, conformément à cet Avis de confidentialité ». Si vous refusez de recevoir des informations, laissez la case décochée.

ABONNEMENT : Si vous avez accepté de recevoir des informations de la part d’SEQUANA, SEQUANA sera alors autorisée à vous envoyer des informations marketing/commerciales numériques ou papier, telles que des informations produit, des offres commerciales, des informations sur un événement, des informations sur un projet ou une invitation, par exemple.

Ou, si applicable :

CONFIRMATION D’ABONNEMENT : Si vous avez accepté de recevoir des informations, vous recevrez un e-mail vous demandant de cliquer sur un lien pour compléter une procédure de confirmation de votre consentement à recevoir des informations marketing/commerciales ou des offres de la part ou pour le compte d’SEQUANA, des sociétés SEQUANA ou de ses distributeurs officiels par e-mail.

Pour vous désabonner, vous pouvez soit accéder à votre compte sur le site Web d’SEQUANA et décocher la case correspondante, soit cliquer sur le lien de désabonnement qui sera inclus dans chaque e-mail envoyé par SEQUANA ou pour le compte d’SEQUANA, soit contacter le Responsable international de la protection des données d’SEQUANA en envoyant une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : contact@sequana.com

 Qu’en est-il pour les personnes de moins de 16 ans ?

Si vous avez moins de 16 ans ou si vous n’avez pas atteint l’âge légal dans votre pays, assurez-vous d’avoir la permission de vos parents/représentants légaux avant de nous fournir des données personnelles vous concernant. Les mineurs de moins de 16 ans et les personnes n’ayant pas atteint l’âge légal ne sont pas autorisés à nous fournir leurs données personnelles sans cette autorisation.

Droit de porter plainte

Si notre réponse ne vous satisfait pas ou si vous pensez que nous ne traitons pas vos données personnelles conformément à la loi, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données de votre pays.

Amendements à cette déclaration

Cet Avis de confidentialité a été mis à jour en mai 2018. Nous pouvons être amenés à y apporter des modifications de temps à autre si nécessaire afin de respecter toute loi applicable en matière de protection des données. Vous jugerez peut-être souhaitable de l’examiner à nouveau de façon ponctuelle. Tout changement apporté à une disposition de cet Avis de confidentialité s’appliquera à compter de la date de publication sur nos sites Web.

Questions

Si vous avez des questions sur cet Avis de confidentialité, contactez le Responsable international de la protection des données d’SEQUANA en envoyant une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : contact@sequana.com